Ни для кого не секрет, что планирование и чёткая постановка задач — это база, самое важное в любой работе. Но, как показывает практика, бардак бывает не только в творческих конторах, типа нашей, но и в самых что ни на есть «серьёзных» нишах.
Почему так? Без системы контроля (и не только со стороны начальника, но и со стороны самих сотрудников) всё скатывается в хаос. Но и постоянно стоять над душой у людей во время работы — не вариант. По нашему опыту оказалось намного эффективнее, когда каждый сам несёт ответственность за выполнение своих задач.
Однако для этого необходимо создать определённые условия. Мы в студии смогли такую систему выстроить и готовы рассказать, из чего она состоит. Не чтобы похвастаться, а чтобы вы, если захотите, могли взять это на вооружение.
Как поставить задачу, чтобы её точно исполнили?
Возьмём живой пример — продвижение сайта. Запуск рекламной кампании выглядит как одна задача для маркетолога. Но на деле она превращается в кучу мелких: подготовить оферы, нарисовать картинки, сверстать посадочную страницу. В итоге в выполнении одной задаче участвуют и маркетолог, и дизайнер, и разработчик.
И если, допустим, дизайнер забудет про картинки, потому что заработался на другом проекте, а никто за ним не проследит — запуск рекламной кампании откладывается на неизвестный срок. У нас такого, кстати, на самом-то деле ещё не было, поскольку мы не только устно проговариваем, какую задачу и кому поручаем, но и заносим эту информацию в наш таск-менеджер, чтобы точно ничего не выпало из памяти.
Обязательно фиксируйте всё «на бумаге», даже самую простую на первый взгляд задачу. Именно так можно приучить себя и сотрудников к ведению отчётности по выполнению.
Помимо этого ещё один совет для вас: не ставьте абстрактных задач. «Сделай картинки для РК» — что это?! Нужно обязательно писать ТЗ: размеры, тексты, сроки, ссылки. Только тогда задача становится точной и 100% исполнимой. Проверено. 👍
Приоритет задач: что горит, а что подождёт
Не все задачи требуют сиюминутного решения, и понимать приоритет каждой очень важно. Вернёмся к примеру с запуском рекламной кампании. Клиент говорит, что завтра должны уже запустить, поэтому, понятное дело, другие задачи сдвигаются на второй план, чтобы в срок выполнить главную.
Это касается и других задач. Обнаружились проблемы с сайтом — они решаются первостепенно, новый блок на главной странице — можно отложить. Если и вы выстроите правильный приоритет внутри вашей компании, тогда не будет горящих сроков и срывов дедлайнов. У нас это работает безотказно.
Какие инструменты могут вам помочь?
Полагаться на устные договорённости или переписку в мессенджере — верный способ что-то забыть. Чтобы предотвратить это, необходима среда, где всё в одном месте: задачи, обсуждения и файлы. Мы перепробовали кучу сервисов и остановились на weeek.net. Не реклама, но если эту статью заметят — мы не против скидки на подписку 😄
Чем именно он удобен?
1️⃣ Разделение на проекты
Мы ведём много клиентов — и по разработке сайта, и по дизайну, и по продвижению, поэтому по ним у нас есть отдельные проекты для каждого. Внутри — доски под разные задачи (сайт, контент, правки). А внутри досок — колонки: «к обсуждению», «в работе», «на проверке», «готово». Всё наглядно, не потеряется.
2️⃣ Назначение исполнителя
Видно, кто чем занят. Это очень полезно, если необходимо назначить задачу другому человеку, и не знаешь, перегрузишь ли его или у него найдётся время сегодня. Смотришь — и спокойно назначаешь того, у кого есть окно. Только не забывайте расписать задачу подробно! 😅
3️⃣ Хранение всего в одном месте
В задачу можно вставить файлы, картинки, комментарии, подзадачи. Все нужные материалы, например пояснения к выполнению задачи или скрины правок, находятся все в одном месте, и не нужно лазить по всем перепискам с коллегами в поисках информации.
Как проверить, что задача реально решена?
_csecollege.webp)
Статус «готово» — это ещё не конец. Мы обязательно фиксируем итог: отчёт по рекламе, техническая работа по SEO, что угодно. Это как точка в конце предложения.
Да, муторно, но автору этой статьи, например, нравится писать отчёты — это систематизирует всю информацию в голове и даёт чёткий ответ клиенту на вопрос «что сделано?». И вам советуем: документируйте — и вы всегда будете знать, какие работы были выполнены.
Вывод
Грамотная система и личная ответственность — это и есть залог того, что задачи будут делаться в срок и без трёпа нервов. Мы показали, как этот процесс выстроен у нас, и надеемся, вы возьмёте что-то себе на заметку.
А обращаясь в веб-студию Гротеск вы можете быть уверены, что все задачи и работы по вашему сайту будут выполнены в срок и с полной системой отчётности.
